Definiția POS Machine

În unele industrii, furnizorii lucrează în totalitate din comenzi de cumpărare sau din contracte de achiziții detaliate, dar majoritatea companiilor trebuie să încheie tranzacții în mod individual. În funcție de industria dvs., s-ar putea să luați numerar, cecuri, cărți sau o combinație aleatorie a tuturor celor trei. Una dintre cele mai elementare nevoi pentru orice afacere orientată spre vânzări este o modalitate de a realiza și de a înregistra vânzările și pentru asta este un aparat POS.

Ce este un aparat POS?

Înțelesul complet al POS este „punctul de vânzare” sau, cu alte cuvinte, acolo este finalizată tranzacția. Termenul în sine poate avea câteva interpretări diferite. În cel mai restrâns sens, înseamnă că terminalul care se află lângă casa de marcat pentru a procesa cardurile de credit și de debit și orice carduri cadou pe care le acceptați la afacerea dvs. Mai des, când vorbești despre un aparat POS, te vei gândi la întregul terminal, care are un ecran informativ și capacitatea de a gestiona fiecare tip de plată. Există, de asemenea, o mulțime de dispozitive POS cu destinație specială, care se încadrează undeva între terminalul simplu al cardului și un sistem POS complet, cu alezaj complet. Indiferent dacă nevoile dvs. vă duc la high-end sau low-end, fiecare mașină POS trebuie să gestioneze unele dintre aceleași funcții de bază.

Funcții de bază POS

Mașina POS originală era o simplă casă de marcat. Nu a funcționat prea mult conform standardelor moderne, dar a păstrat o evidență a fiecărei vânzări pe care a sunat-o un casier. De atunci, atâta timp cât știai cât de mulți bani erau până la începutul zilei, puteai să te antrenezi dacă lipsiseră vreun ban. Totalurile dvs. zilnice v-au arătat dacă vânzările au crescut sau au scăzut și, din numărarea tranzacțiilor, ați putea calcula valoarea vânzării dvs. medii. Dacă știați valoarea în dolari a inventarului dvs. inițial, ați putea lucra și înapoi din totalul vânzărilor pentru a afla dacă pierdeți bani din furtul de inventar sau vânzările neînregistrate. Toate acestea sunt funcții POS de bază și chiar și cele mai vechi case de marcat au făcut mult mai ușoară gestionarea unei afaceri bazate pe vânzări.

Odată cu trecerea anilor, casele de marcat au devenit mult mai capabile. Acestea ar putea fi programate pentru a adăuga taxe adecvate la prețul de vânzare, astfel încât să nu trebuiască să le elaborați manual și să poată înregistra, de asemenea, valorile taxelor în scopuri contabile. Acestea ar putea furniza subtotale pe produse sau categorii de produse și, în cele din urmă - pe măsură ce computerele au devenit mai ieftine și, în general, mai disponibile - au fost concepute pentru a interacționa cu software-ul computerizat de back-end. Acesta este punctul în care casa de marcat tradițională s-a transformat într-un sistem de punct de vânzare, așa cum folosim termenul astăzi.

Sisteme POS de vânzare cu amănuntul

Un aparat POS modern de vânzare cu amănuntul depășește cu mult funcțiile de bază ale unei case de marcat vechi, chiar și atunci când arată ca una din exterior. Pe o casă de marcat ancestrală, trebuia să introduceți manual prețul fiecărui produs; acum, însă, prețurile sunt pre-programate în sistem și sunt citite de la un scaner de coduri de bare. Acest lucru reduce semnificativ potențialul de greșeli și îmbunătățește, de asemenea, acuratețea rapoartelor dvs. de vânzări. Terminalul POS poate fi configurat pentru a urmări și înregistra vânzările dvs. de produse și servicii în orice mod semnificativ pentru dvs. și, de obicei, acest lucru se leagă direct de software-ul dvs. de contabilitate, astfel încât informațiile să fie întotdeauna la îndemână.

Mașina POS în sine poate arăta în continuare ca o casă de marcat cu un sertar de numerar dedesubt, un aranjament tradițional de tastatură și o imprimantă de chitanță încorporată care folosește o rolă de hârtie îngustă pentru a-și imprima fișele. Unele sisteme adoptă o abordare diferită, punând un computer mic sub tejghea cu sertarul de numerar și folosind o tastatură în stil computer pentru a introduce orice date care nu provin de la scanerele de coduri de bare. Un alt stil de mașină POS elimină complet tastatura, folosind ecranele tactile pentru a introduce informațiile. Stilul terminalului pe care îl utilizați nu este chiar cel mai important lucru. Toate aceste trei tipuri, precum și terminalele de nișă mai specializate, funcționează pur și simplu ca front-end pentru software-ul care gestionează cu adevărat magazinul dvs.

Tranzacțiile sunt doar punctul de plecare

Sunetul într-o vânzare este cel mai fundamental lucru pe care îl face o mașină POS, dar nu aveți nevoie de un echipament sofisticat pentru asta. Ați putea face acest lucru cu un stilou și o carte de chitanțe, dacă aveți nevoie, și există mulți operatori mici care fac exact asta. Problema cu urmărirea manuală a tranzacțiilor dvs. este că consumă mult timp și limitează dezvoltarea companiei. Un sistem POS computerizat modern este conceput pentru a vă simplifica accesul la toate informațiile de vânzări, pentru utilizarea contabilității și gestionării. Abilitatea de a transforma datele brute despre vânzări în ceva gestionabil este ceea ce plătiți cu adevărat.

Contabilitate și raportare simplificate

Fluxul de numerar poate fi sângele de viață al unei companii, dar informațiile sunt osul și tendința și acolo va străluci un sistem POS bun. Vă pune toate informațiile de vânzare direct în mâinile contabililor dvs., fie prin exportarea datelor în sistemul dvs. de contabilitate, fie - în mod ideal - prin integrarea directă în software-ul dvs. de contabilitate. Eliminarea pasului suplimentar de introducere a datelor vă oferă o raportare mai rapidă și ocolește un punct în care greșelile pot pătrunde în contabilitate. Toate datele dvs. de vânzări sunt la îndemâna dvs. în fiecare zi, adesea pe o bază până la a doua, astfel încât deciziile de gestionare pe care le luați se vor baza întotdeauna pe informații solide.

Doriți să știți ce produse sau categorii se vând cel mai bine în fiecare locație sau în fiecare departament? Ce schimburi sau care vânzători individuali sunt responsabili pentru mutarea celui mai mare produs? Câți clienți au profitat de cea mai recentă ofertă de cupon sau au venit pentru produsul pe care l-ați promovat doar într-un anumit loc? Sistemul dvs. POS ar trebui să vă spună aceste lucruri sau ar trebui să fie capabil, cu modificări minime.

Inventar perpetuu

Un alt lucru pe care îl va face un sistem POS pentru dvs. și este unul foarte important, este să vă furnizeze informații actualizate cu privire la nivelurile de inventar. Computerul înregistrează inventarul dvs. inițial pentru perioadă, apoi monitorizează vânzările care ies și comenzile care intră, astfel încât, în orice moment, inventarul afișat pe computerul dvs. ar trebui să fie actualizat. Aceasta se numește „inventar perpetuu” și este atât un instrument de comoditate, cât și un instrument major de gestionare. Dacă aveți un inventar precis și actualizat și o proiecție solidă a ceea ce ar trebui să fie vânzările dvs. în următoarele săptămâni sau luni, puteți comanda doar cât de mult inventar aveți probabil să aveți nevoie.

Comanda doar ceea ce aveți nevoie, atunci când aveți nevoie - o veți vedea descrisă ca comandă „la timp” - poate fi un adevărat schimbător de jocuri. Resursele dvs. de numerar nu sunt legate de un inventar excesiv, veți avea nevoie de mai puțin spațiu de depozitare și este mai puțin probabil să vă regăsiți marcând marfa învechită doar pentru a scăpa de ea.

Managementul inventarului fizic

Unele sisteme POS vă pot ajuta și cu gestionarea stocului fizic. Vor ține evidența produselor dvs. primite după categorie, după locația fizică sau orice alte criterii pe care le considerați importante. Când este timpul să vă numărați inventarul fizic și apoi să îl comparați cu inventarul perpetuu al computerului, POS-ul dvs. vă poate spune unde să căutați și câte ar trebui să fie într-o anumită secțiune. Dacă aveți produse depozitate în locații diferite și un depozit prezintă mai multe produse pierdute sau deplasate decât celelalte depozite, acest lucru vă spune că este posibil să aveți o problemă de securitate sau furt în locația respectivă. Chiar dacă acest lucru se dovedește a fi o simplă neglijență, acestea sunt informații utile pe care le puteți acționa pentru a vă asigura că toată lumea urmează aceleași proceduri.

Managementul relatiilor cu clientii

Oricât de importante sunt contabilitatea și gestionarea stocurilor, există mai mult pentru o afacere de succes decât numărarea bobului. Modul în care interacționați cu clienții dvs. și ceea ce știți despre aceștia vă poate face sau sparge speranțele de creștere pe termen lung. Multe sisteme POS urmăresc istoricul achizițiilor clienților dvs. de-a lungul timpului și puteți începe să cunoașteți cei mai buni clienți ai dvs. și ce produse noi ar putea atrage pentru ei. Fără ajutorul computerului, este uneori ușor să treceți cu vederea clienții neclintiți, care sunt clienți stabili, dar care nu fac o stropire suficient de mare pentru a fi memorabili, totuși sunt adesea coloana vertebrală a afacerii dvs.

Sisteme POS de ospitalitate

Sistemele POS nu sunt limitate la companiile convenționale bazate pe vânzări. Ele sunt, de asemenea, cruciale în industria ospitalității, unde sunt utilizate pentru a gestiona scenarii și mai complexe. Într-un restaurant, de exemplu, sistemul trebuie să urmărească comenzile plasate și să tipărească bilete pentru echipa de bucătărie, pentru a le informa ce să pregătească. Sistemele sofisticate pot face un pas mai departe și pot imprima bilete separate pentru fiecare stație de lucru din bucătărie, astfel încât fiecare bucătar individual să aibă o listă personală de comenzi. De asemenea, sistemul trebuie să poată urmări sfaturile, taxele de catering și o varietate de alte taxe speciale, precum și să urmărească prețurile obișnuite de vânzare și taxele.

Cele mai capabile sisteme POS de restaurant pot oferi, de asemenea, un fel de ajutor pentru gestionarea stocurilor de care se bucură comercianții cu amănuntul. În aceste cazuri, rețetele din meniul standard sunt introduse în computer în prealabil. Dacă clienții dvs. doresc 213 de comenzi din vasul de creveți pesto semnat într-o anumită seară, sistemul vă poate ajusta nivelurile de inventar pentru a vă arăta cât de mult ați făcut o cantitate de ingrediente. Veți ști întotdeauna când și cât să reordonați.

Terminale de procesare a cardului POS

Este frumos să visezi să ai toate aceste caracteristici la îndemână, dar, în mod realist, nu orice afacere necesită un sistem POS la scară completă, mai ales la început. S-ar putea să vă simțiți bine cu o casă de marcat veche, deocamdată, mai ales dacă împrăștierea pentru un sistem POS strălucitor vă va lăsa lipsă de fonduri pentru alte lucruri importante, cum ar fi inventarul și salarizarea. În acest caz, tot ce aveți nevoie este un terminal de procesare a cardurilor. Oricine poate accepta numerar și cecuri ca plată, iar aceste mașini POS simple vă oferă opțiunea de a lua carduri de credit, carduri de debit și carduri cadou, de asemenea.

În unele cazuri, chiar și sistemele POS sofisticate iau decizia pragmatică de a utiliza terminale separate de procesare a cardurilor. Dacă construiți această funcție într-un monitor sau tastatură, singura modalitate de a o actualiza este prin înlocuirea monitorului sau a tastaturii, care este de obicei o opțiune costisitoare. Cu terminale separate, atunci când apar noi tehnologii, cum ar fi carduri bazate pe cip sau carduri de tipul „tap-to-pay”, trebuie doar ca serviciul dvs. de procesare a plăților să înlocuiască sau să actualizeze terminalele.

Terminale de procesare a cardurilor mobile

Există chiar și modalități prin care companiile mobile acceptă plăți cu cardul, ceea ce poate fi foarte la îndemână, dacă sunteți un artizan sau un furnizor de piață al fermierilor sau dacă operați un taxi sau o companie de livrare. Dacă aveți un restaurant de pizza, de exemplu, compania care vă oferă terminalele obișnuite de procesare a cardurilor vă poate configura probabil o versiune mobilă cu baterie pentru șoferii de livrare. Aceștia folosesc tehnologia telefonului mobil, cu o cartelă SIM și date mobile, astfel încât să puteți accepta plăți oriunde există un semnal celular.

Puteți adăuga chiar și un mic cititor de carduri sau „dongle” pe telefon sau tabletă, astfel încât să îl puteți folosi ca un simplu dispozitiv POS. Cititoarele de carduri sunt disponibile de la mai mulți furnizori și acceptă plăți prin servicii precum Square și PayPal, precum și prin intermediul furnizorilor de servicii convenționale.