Ce se întâmplă dacă nu faceți termenul limită W-2 pentru angajați?

Potrivit Serviciului de venituri interne, formularele W-2 ar trebui trimise prin poștă angajaților până cel târziu la 31 ianuarie pentru formularele derivate din anul calendaristic anterior. Deși angajații nu le pot primi prin poștă la această dată, trebuie - cel puțin - să fie trimiși în acest moment. Pentru companiile care nu respectă acest protocol, pot exista consecințe.

Evitarea angajaților nemulțumiți

În afară de orice probleme oficiale pe care le-ați putea avea cu serviciul de venituri interne (IRS) din cauza eșecului de a trimite formulare W-2 în timp util, este posibil să aveți de-a face cu un grup de angajați foarte nemulțumiți, mulți dintre aceștia probabil că se așteaptă o declarație fiscală. Angajații nu numai că vă pot adresa reclamații, ci și la IRS, ceea ce poate stimula investigațiile ulterioare asupra companiei dvs. dacă se fac numeroase reclamații cu privire la această problemă.

IRS Fine Assessment

IRS eșalonează amenzi în funcție de cât de târziu sunt depuse formularele dvs. W-2. Se aplică o penalizare de 50 USD pe formular pentru W-2 depuse în termen de 30 de zile de la data scadenței, până la maximum 187.500 USD pentru o afacere mică. Pentru formularele depuse înainte de 1 august, dar mai târziu de 30 de zile, penalizarea urcă la 100 USD pe formular și o amendă maximă de 536.000 USD. Amenda maximă este de 260 USD pe formular până la 1.072.500 USD pe an pentru formularele depuse după 1 august.

Asigurarea unor forme exacte

Pe lângă trimiterea la timp a formularelor W-2, trebuie să vă asigurați că formularele menționate sunt corecte. Potrivit site-ului IRS, dacă trimiteți un formular W-2 către IRS prin care pretindeți că ați plătit unui anumit angajat o anumită sumă de bani și nu ați făcut-o, persoana respectivă are dreptul să vă acționeze în judecată pentru daune. Se percepe o penalitate de 530 USD pe formular fără maxim. De asemenea, este posibil să trebuiască să plătiți o amendă de 5.000 USD în daune pentru depunerea documentului fals și ar putea fi supusă unor acuzații penale.

Înregistrări și comunicare

Uneori, dacă măcar îi anunțați pe angajați că alergați în urmă cu W-2-urile dvs., dar lucrați la scoaterea lor, poate exista mai puțină nemulțumire decât dacă nu spuneți deloc nimic. De asemenea, dacă trimiteți un W-2 până la termen, dar vi se returnează pentru o adresă proastă sau veche, nu o deschideți sau nu o aruncați. Puneți-l în dosarul angajatului și salvați-l în cazul în care vă va contacta pentru formularul de pe drum; aveți cel puțin dovada că ați încercat să o trimiteți.