Care sunt cele șapte proceduri de control intern în contabilitate?

Controalele interne sunt politici și proceduri puse în aplicare pentru a asigura fiabilitatea continuă a sistemelor de contabilitate. Acuratețea și fiabilitatea sunt esențiale în lumea contabilității. Fără înregistrări contabile exacte, managerii nu pot lua decizii financiare pe deplin informate, iar rapoartele financiare pot conține erori. Procedurile de control intern în contabilitate pot fi împărțite în șapte categorii, fiecare concepută pentru a preveni frauda și a identifica erorile înainte ca acestea să devină probleme.

Bacsis

Cele șapte proceduri de control intern sunt separarea sarcinilor, controlul accesului, auditurile fizice, documentația standardizată, soldurile de încercare, reconcilierile periodice și autoritatea de aprobare.

Separarea îndatoririlor

Separarea sarcinilor implică împărțirea responsabilității pentru contabilitate, depozite, raportare și audit. Mai multe sarcini sunt separate, cu atât mai puține șanse au un singur angajat de a comite acte frauduloase. Pentru întreprinderile mici cu doar câțiva angajați contabili, împărțirea responsabilităților între două sau mai multe persoane sau necesitatea revizuirii sarcinilor critice de către colegi de serviciu poate avea același scop.

Controale de acces la sistemul de contabilitate

Controlul accesului la diferite părți ale unui sistem de contabilitate prin parole, blocări și jurnale electronice de acces poate ține utilizatorii neautorizați în afara sistemului, oferind în același timp o modalitate de audit a utilizării sistemului pentru a identifica sursa de erori sau discrepanțe. Urmărirea robustă a accesului poate servi și la descurajarea încercărilor de acces fraudulos.

Audituri fizice ale activelor

Auditurile fizice includ numerar manual și orice active fizice urmărite în sistemul contabil, cum ar fi inventarul, materialele și instrumentele. Numărarea fizică poate dezvălui discrepanțe bine ascunse în soldurile contului, ocolind cu totul înregistrările electronice. Numărarea numerarului în punctele de vânzare se poate face zilnic sau chiar de mai multe ori pe zi. Proiectele mai mari, cum ar fi inventarul de numărare a mâinilor, ar trebui realizate mai rar, poate anual sau trimestrial.

Documentație financiară standardizată

Standardizarea documentelor utilizate pentru tranzacțiile financiare, cum ar fi facturi, solicitări de materiale interne, chitanțe de inventar și rapoarte de cheltuieli de călătorie, pot ajuta la menținerea consecvenței în păstrarea evidenței în timp. Utilizarea formatelor de documente standard poate face mai ușoară revizuirea înregistrărilor anterioare atunci când căutați sursa unei discrepanțe în sistem. Lipsa standardizării poate face ca elementele să fie trecute cu vederea sau interpretate greșit într-o astfel de revizuire.

Solduri zilnice sau săptămânale de încercare

Utilizarea unui sistem de contabilitate cu intrare dublă adaugă fiabilitate, asigurându-vă că cărțile sunt întotdeauna echilibrate. Chiar și așa, este încă posibil ca erorile să scoată un sistem de intrare dublă în dezechilibru la un moment dat. Calculul soldurilor de probă zilnice sau săptămânale poate oferi o perspectivă regulată asupra stării sistemului, permițându-vă să descoperiți și să investigați discrepanțele cât mai curând posibil.

Reconcilieri periodice în sistemele contabile

Concilierile contabile ocazionale pot asigura că soldurile din sistemul dvs. contabil se potrivesc cu soldurile din conturile deținute de alte entități, inclusiv bănci, furnizori și clienți de credit. De exemplu, o reconciliere bancară implică compararea soldurilor de numerar și a înregistrărilor de depozite și încasări între sistemul dvs. contabil și extrasele de cont bancare. Diferențele dintre aceste tipuri de conturi complementare pot dezvălui erori sau discrepanțe în propriile conturi sau erorile pot proveni de la celelalte entități.

Cerințe privind autoritatea de aprobare

Solicitarea unor manageri specifici să autorizeze anumite tipuri de tranzacții poate adăuga un nivel de responsabilitate înregistrărilor contabile, dovedind că tranzacțiile au fost văzute, analizate și aprobate de autoritățile competente. Solicitarea aprobării pentru plăți și cheltuieli mari poate împiedica angajații fără scrupule să facă tranzacții frauduloase mari cu fondurile companiei, de exemplu.